只有代办机构没有履行合同约定服务义务，出现材料严重错误、遗漏必填文件、虚假指导等服务失职行为，才需要退还服务费；单纯游戏内容审核不通过，一般不触发退款。
如果代办机构在服务过程中，出现重大工作失误，例如漏准备核心申报材料、文档信息多处严重冲突、提供虚假政策指导，直接造成材料在形式审查阶段被驳回，项目无法进入内容审核，这种属于代办未履约，可以按照合同约定退款。如果代办已经完整完成合同约定的全部服务，完成材料整理、预审、多轮补正辅导，项目进入内容审核后，因为游戏题材、内容本身不符合出版规定被驳回，属于游戏本身内容问题，代办已经履约，不需要退还服务费。很多客户误以为只要版号拿不到，代办就必须全额退款，这是合同认知误区。
企业在拟定代办合同时，要清晰区分两种失败情形，分别约定退款比例。同时约定核验标准，如何判定代办是否完成服务。合同里不要写“版号不过全额退款”这类无效的包过条款，可以约定代办服务质量不达标的退款方案。另外，需要区分预付款和尾款，尾款一般约定拿到版号之后再支付，降低资金风险。如果代办机构存在伪造材料、教唆客户提交虚假信息，导致项目申报失败，除退款外，企业还可以追究代办机构造成的损失。
