只有代办机构没有履行合同约定服务义务，出现材料严重错误、遗漏必填文件、虚假指导等服务失职行为，才需要退还服务费；单纯游戏内容审核不通过，一般不触发退款。

如果代办机构在服务过程中，出现重大工作失误，例如漏准备核心申报材料、文档信息多处严重冲突、提供虚假政策指导，直接造成材料在形式审查阶段被驳回，项目无法进入内容审核，这种属于代办未履约，可以按照合同约定退款。如果代办已经完整完成合同约定的全部服务，完成材料整理、预审、多轮补正辅导，项目进入内容审核后，因为游戏题材、内容本身不符合出版规定被驳回，属于游戏本身内容问题，代办已经履约，不需要退还服务费。很多客户误以为只要版号拿不到，代办就必须全额退款，这是合同认知误区。

企业在拟定代办合同时，要清晰区分两种失败情形，分别约定退款比例。同时约定核验标准，如何判定代办是否完成服务。合同里不要写“版号不过全额退款”这类无效的包过条款，可以约定代办服务质量不达标的退款方案。另外，需要区分预付款和尾款，尾款一般约定拿到版号之后再支付，降低资金风险。如果代办机构存在伪造材料、教唆客户提交虚假信息，导致项目申报失败，除退款外，企业还可以追究代办机构造成的损失。

游戏版号申报的测试活动说明模板，用来描述游戏在拿到版号前开展的封闭测试、删档测试相关安排，说明测试范围、测试规模、测试周期，未经版号审批的游戏不能开展公开商业化测试。

模板内需要写明测试类型，封闭删档测试、小规模技术测试，同时写明测试人数上限、测试开启和结束时间、测试渠道。文档要明确本次测试不开启充值付费，不进行大规模广告推广，仅用于技术验证与内容测试。需要说明测试账号发放方式，仅限小范围邀请用户参与，不面向全网开放注册。同时说明测试结束后会删除测试用户数据，写明数据处理方案。如果测试开启充值，属于商业化运营，在未取得游戏版号的情况下，属于违规行为，不允许在模板中描述付费测试。

很多研发企业混淆测试概念，计划做大规模公测，却在模板里写小规模封闭测试，上线后被监管巡查发现违规运营。测试活动说明模板需要和出版单位沟通确认，测试活动必须在合规框架内开展。未拿到游戏版号，任何带有充值变现的测试都不允许。模板需要如实填写测试规模，测试结束之后，按承诺完成用户数据清理。这份说明作为申报附件，用来向主管部门证明企业不会在审批期间违规开展商业化运营。